Falta de participación en reuniones revela problemas de liderazgo

La frase “esto se hubiera resumido en un correo” se usa para describir reuniones que consumen tiempo sin aportar valor, ya sea por falta de un objetivo claro o porque los temas podían resolverse por escrito. Indeed señala que la “reunionitis” genera que los empleados pierdan horas de trabajo y sientan presión por la carga laboral. Marisol Molino, coach ejecutiva y organizacional, advierte que demasiadas juntas restan tiempo a tareas productivas.

Un estudio de Buk indica que 49% de los colaboradores mexicanos dedica más de tres horas diarias a reuniones, mientras que 52% considera que estas son de mala calidad o ineficientes. Además, una reunión mal conducida reduce la participación de los asistentes. Juan Carlos Ramírez, consultor de Ramírez y Asociados, explica que la gente no interviene porque sienten que sus opiniones no son tomadas en cuenta y se cansan de sugerir ideas sin que haya cambios.

Cuando un jefe convoca una junta, espera que los colaboradores aporten ideas, dudas o soluciones, pero la falta de participación puede indicar que no existe escucha activa, es decir, que las propuestas no se consideran. Ramírez señala que esto provoca que en futuras reuniones no haya propuestas ni innovación. También influye la falta de seguridad psicológica, pues expresar dudas puede tener consecuencias negativas, y las actitudes autoritarias de algunos jefes limitan la intervención del equipo.

Marisol Molino comenta que la ausencia de un propósito claro en la reunión también disminuye la participación, ya que los asistentes no saben qué se espera de ellos y se vuelven espectadores pasivos. Por ello, recomienda que antes de convocar una junta los líderes definan el objetivo y, si solo se requiere compartir información, opten por un correo u otro canal escrito.

Cuando la reunión es necesaria, es importante establecer qué aportación se espera de los participantes y diseñar una agenda con preguntas objetivas. Molino aconseja evitar terminar con un “¿Alguien tiene un comentario?”, porque puede generar incomodidad en quien debe romper el hielo. Para fomentar la participación, los jefes pueden reconocer abiertamente los retos de la empresa y explicar en qué necesitan colaboración.

En reuniones virtuales, se pueden usar encuestas en tiempo real, preguntas anónimas o herramientas escritas para facilitar que más personas compartan sus ideas, especialmente cuando se requiere expresar desacuerdos o dudas.