Las empresas en diversos sectores enfrentan un problema creciente: el exceso de proyectos. A menudo, los colaboradores reportan más iniciativas que el número de empleados, lo que genera frustración y una carga de trabajo innecesaria. Este desbordamiento puede llevar a una acumulación de asuntos pendientes que, en muchos casos, aportan poco valor a la organización.
Un ejemplo ilustrativo proviene de un director ejecutivo de una asociación global sin fines de lucro, quien mencionó que su organización contaba con 900 empleados, pero mantenía más de 1200 proyectos activos. Este fenómeno resuena en muchas empresas, donde la proliferación de proyectos se ha vuelto la norma.
A pesar de que la solución sería depurar los proyectos irrelevantes, pocas organizaciones se atreven a enfrentar este reto. Según Antonio Nieto, autor reconocido en gestión de proyectos, la mayor parte de las organizaciones no sabe cómo llevar a cabo un análisis crítico de sus iniciativas. Solo el 8% realiza revisiones mensuales de proyectos, mientras que casi la mitad lo hace de manera ocasional o rara vez.
Pero, ¿cuáles son los beneficios de liberarse de proyectos innecesarios? Según Nieto, las organizaciones que se atreven a priorizar y revisar su cartera de proyectos no solo pueden reducir su carga de trabajo, sino que también pueden mejorar su efectividad y rapidez. Se estima que, al eliminar el 50% de los proyectos pendientes, las empresas podrían operar con mayor agilidad, e incluso, con un recorte del 70%, los resultados podrían ser aún más positivos.
Un enfoque práctico que se puede aplicar consiste en cuestionar la relevancia de cada proyecto. En una experiencia aplicada con una empresa, se planteó a los patrocinadores la pregunta: “Si tuviera que defender este proyecto ante la junta directiva, ¿lo recomendarían?”. Este ejercicio logró que un 20% de los proyectos fueran detenidos o reevaluados en un corto plazo.
Además, establecer fechas límite para evaluar la viabilidad de cada proyecto puede resultar clave para evitar que las organizaciones se queden atrapadas en una trampa conocida como “costo hundido”, donde la inversión previa impide una decisión racional sobre la continuación de un proyecto. Reconocer la tendencia humana a aferrarse a iniciativas, a menudo por razones emocionales o por el riesgo reputacional, es esencial.
También es crítico valorar a los líderes que cuestionan los proyectos existentes y que ofrecen perspectivas objetivas sobre su valía. Esto crea un entorno que fomenta un liderazgo más competitivo y estratégico.
La información presentada aquí refleja el estado de las organizaciones al 16 de septiembre de 2025, y se observa que este desafío sigue siendo relevante en la actualidad. Las empresas deben adaptarse y evolucionar, aprendiendo a discernir entre lo que realmente aporta valor y lo que solo genera ruido en su operativa diaria.
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